Gemäß Nr. 11 der Vereinbarung über das kooperative Volontariat zum/zur wissenschaftlichen Dokumentar/-in vom 24. Mai 2016, erlässt der/die Präsident/-in die nachstehende Geschäftsordnung für den wissenschaftlichen Beirat:
Inhalt
§ 1 Aufgaben des Wissenschaftlichen Beirates 2
§ 2 Zusammensetzung des Beirats 2
§ 3 Ernennung der Mitglieder/Stellvertreter 2
§ 4 Dauer und Beendigung der Mitgliedschaft, Rücktritt 2
§ 5 Beschlussfassung 2
§ 6 Vorsitz 3
§ 7 Sitzungen 3
§ 8 Protokoll 3
§ 9 Verpflichtung zur Verschwiegenheit 4
§ 10 Administration/Kosten 4
§ 11 Änderung der Geschäftsordnung 5
§ 12 Auflösung des Beirats 5
§ 13 Inkrafttreten 5
§ 1 Aufgaben des Wissenschaftlichen Beirates
Gemäß Nr. 11 Abs. 2 der Vereinbarung regelt der Beirat Konfliktfälle, unterstützt die curriculare Entwicklung und unterbreitet dazu Vorschläge.
Die Mitglieder des Beirats üben ihre Tätigkeit unabhängig und ehrenamtlich aus.
Der Beirat kann auf Aufforderung des/der Präsident/-in oder des/der Vizepräsident/-in für Studium, Lehre und studentische Angelegenheiten auch gutachterlich tätig werden.
§ 2 Zusammensetzung des Beirats
Der Beirat besteht aus Wissenschaftler/-innen, die grundsätzlich Hochschullehrer/-innen der Informationswissenschaft oder Dokumentation sein sollen, aus Hauptabteilungs- bzw. Geschäftsbereichsleiter/-innen der Dokumentation oder deren Stellvertreter und aus Vorstandsmitgliedern der einschlägigen Fachverbände. Die Zahl der Mitglieder beträgt mindestens sechs und höchstens zehn Mitglieder.
§ 3 Ernennung der Mitglieder/Stellvertreter
Die Mitglieder werden auf Vorschlag des Beirats von dem/der Präsident/-in der Hochschule Darmstadt ernannt. Der Beirat entscheidet in geheimer Wahl über die Ernennungsvorschläge mit einfacher Mehrheit.
Das in Abs. 1 genannte Verfahren gilt für die Stellvertreter entsprechend.
Die Ernennung für die erste Tätigkeitsperiode (01.09.2018 bis 30.09.2020) des Beirats erfolgt auf Grundlage der Vorschläge aus den Reihen der Professor/-innen der Informationswissenschaft an der Hochschule Darmstadt, welche aktiv im Programm beteiligt sind, der Vorstandsmitglieder von vfm und DGI (Verbände) sowie der entscheidungsbefugten Vertreter der Partner (einschließlich der Partner, die dem Programm bestätigt durch den/der Präsident/-in bzw. den/der Vizepräsident/-in für Studium, Lehre und studentische Angelegenheiten der Hochschule Darmstadt nach 2016 beigetreten sind).
§ 4 Dauer und Beendigung der Mitgliedschaft, Rücktritt
Die Ernennung gilt für zwei Jahre, jeweils beginnend zum 1. Oktober.
Bei Ernennungen, die bspw. aufgrund von Rücktritten, Krankheit usw. zwischenzeitlich erforderlich werden, ist die Dauer der Mitgliedschaft sinnvoll anzupassen.
Ein Rücktritt ist jederzeit möglich und ist schriftlich gegenüber der/dem Vorsitzenden anzuzeigen. Der/die Präsident/-in und der/die Vizepräsident/-in für Studium, Lehre und studentische Angelegenheiten sind hierüber zu informieren.
§ 5 Beschlussfassung
Der Beirat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist. Der/Die Vorsitzende oder einer seiner/ihrer Vertreter muss anwesend sei
Die Wahl des/der Vorsitzenden und seiner/ihrer Stellvertreter ist geheim.
Abstimmungen erfolgen offen. Auf Antrag eines Mitglieds wird geheim abgestimmt.
Der Beirat fasst seine Beschlüsse mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen, mit Ausnahme von Nr. 11 und 12. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des/der Vorsitzenden.
Die Abstimmungsergebnisse (inklusive Umlaufverfahren) sind zu protokollieren.
Zwischen den Sitzungsterminen können Stellungnahmen und Beschlüsse auch im Umlaufverfahren/auf dem Korrespondenzweg eingeholt werden. Beschlussfassungen, die im Umlaufverfahren zustande gekommen sind, werden im Protokoll der folgenden Sitzung festgehalten.
§ 6 Vorsitz
- Der Beirat wählt mit einfacher Stimmenmehrheit aus seiner Mitte für die Dauer von zwei Jahren eine/n Vorsitzende/n und eine/n stellvertretende/n Vorsitzende/n. Einmalige und unmittelbare Wiederwahl ist möglich.
Der/die Vorsitzende vertritt den Beirat nach außen.
§ 7 Sitzungen
Der/die Vorsitzende beruft die Sitzungen des Beirates im Einvernehmen mit dem/der Leiter/-in des Programms ein und leitet diese. Der/die Vorsitzende erstellt hierzu in Absprache mit dem/der Stellvertreter/-in und dem/der Leiter/-in des Programms eine Tagesordnung. Der/die Präsident/-in und der/die Vizepräsident/-in für Studium, Lehre und studentische Angelegenheiten können Tagesordnungspunkte benennen, die aufzunehmen sind. Der Beirat bestimmt den Gegenstand seiner Beratungen. Die Beratungen des Beirats sind nicht öffentlich.
Die Einladung erfolgt spätestens einen Monat vor der Sitzung, schriftlich oder per E-Mail.
Der Beirat soll mindestens einmal im Jahr tagen. Tagungsort ist i.d.R. der Mediencampus der Hochschule Darmstadt in Dieburg.
Der/die Vizepräsident/-in für Studium, Lehre und studentische Angelegenheiten kann mit beratender Stimme an den Sitzungen teilnehmen oder einen/eine Stellvertreter/-in bestimmen.
Interessenkonflikte einzelner Mitglieder, die aus dem Beratungsthema des Beirats resultieren könnten, sind vor Beratungsbeginn dem/der Vorsitzenden mitzuteilen. Der Beirat entscheidet unter Ausschluss des betroffenen Mitglieds mit einfacher Mehrheit über die Teilnahme des Mitglieds an der Beratung und der Beschlussfassung.
Präsidiumsmitglieder und Professor/-innen der Hochschule Darmstadt, die aktiv am Programm beteiligt sind, können an den Sitzungen mit beratender Stimme teilnehmen.
§ 8 Protokoll
Die Sitzungen des Beirats sind zu protokollieren. Die Teilnehmerliste ist dem Protokoll beizufügen. In das Protokoll aufzunehmen sind:
Ort, Beginn und Ende der Sitzung,
Beschlussfähigkeit,
die festgelegte Tagesordnung,
Beratungsgegenstände und Beratungsverlauf in den Grundzügen,
Anträge zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie die gefassten Beschlüsse in Wortlaut, einschließlich deren Abstimmungsergebnisse.
Die Protokollführung obliegt dem/der Vorsitzenden, wobei die Hinzuziehung eines/einer Protokollführer/-in möglich ist.
Die Mitglieder können im Einzelfall spätestens nach der betreffenden Abstimmung verlangen, dass ihr Votum im Protokoll festgehalten wird.
Das Protokoll wird dem Beirat jeweils in der folgenden Sitzung oder per Umlaufverfahren zur Genehmigung vorgelegt.
Das genehmigte Protokoll wird an die Beiratsmitglieder sowie deren Stellvertreter, die Programmleitung und an den/die Vizepräsident/-in für Studium, Lehre und studentische Angelegenheiten verteilt.
Einwendungen gegen den Wortlaut der Protokolle sind innerhalb von vier Wochen dem/der Vorsitzenden schriftlich oder per E-Mail geltend zu machen.
§ 9 Verpflichtung zur Verschwiegenheit
Die Mitglieder und Stellvertreter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Weitergabe von mündlichen und schriftlichen Informationen, auch in digitaler oder sonstiger Form, die den Beiratsmitgliedern zur Verfügung gestellt werden, sowie Zwischenergebnisse oder Äußerungen, die über die nach § 8 dieser Geschäftsordnung veröffentlichten Ergebnisse hinausgehen, ist nicht gestattet. Dies betrifft auch die in Vorbereitung der Sitzung erstellten Unterlagen sowie die während der Sitzung vorgetragenen Informationen oder Ansichten einzelner Teilnehmer.
Der/die Präsident/-in der Hochschule Darmstadt kann die Vertraulichkeitspflicht der Beiratsmitglieder hinsichtlich des Gegenstandes der Beratungen sowie der gutachterlichen Äußerungen des Beirates aufheben.
Neu ernannte Mitglieder werden von dem/der Vorsitzenden auf die Verschwiegenheit hingewiesen. Der Hinweis ist zu protokollieren.
§ 10 Administration/Kosten
Die Sekretariatsgeschäfte des Beirats werden von Mitgliedern der Hochschule Darmstadt geführt.
Ansprechpartner ist der/die akademische Leiter/-in des Programms.
Eine Erstattung von Kosten und Zahlung von Honoraren erfolgt grundsätzlich nicht, außer im Zusammenhang mit der Erstellung eines beauftragten Gutachtens oder bzgl. der Reisekosten im Rahmen der Teilnahme an einer Beitragssitzung, sofern zuvor eine Erstattungsvereinbarung geschlossen wurde. Die Zahlung erfolgt aus der Kostenstelle des Programms.
§ 11 Änderung der Geschäftsordnung
Zur Änderung der Satzung sind zwei Drittel der abgegeben Stimmen notwendig, wobei mindestens 50 % der Mitglieder anwesend sein müssen.
Die Änderung ist von dem/der Präsident/-in der Hochschule Darmstadt zu genehmigen.
§ 12 Auflösung des Beirats
Das Programm ist zunächst bis zum 31.12.2022 befristet. Sollte das Programm nicht fortgesetzt werden, entfällt die Rechtsgrundlage für den Beirat und der Beirat gilt mit diesem Datum als aufgelöst.
Wird das Programm über den 31.12.2022 hinaus fortgesetzt, ist das Bestehen des Beirats stets abhängig von der Laufzeit des Programms.
Sofern die Mitglieder des Beirates diesen auch schon vor 2022 nicht mehr für erforderlich halten, kann der Beirat mit Dreiviertelmehrheit seiner Mitglieder dessen Auflösung beschließen.
§ 13 Inkrafttreten
Diese Geschäftsordnung tritt zum 01.09.2018 in Kraft.
Diese Geschäftsordnung ist befristet bis zum 31.12.2022.